Molnbaserade system och HTML-dokument är framtiden. Det menar e-signaturföretaget Oneflows grundare Anders Hamnes, som kritiserar branschen för att hålla liv i PDF-formatet.
Enligt legal writing-gurun Bryan Garner läser jurister idag hälften av alla dokument - domar, utredningar, rapporter, akademiska texter och inte minst avtal - på skärm. Inte sällan med hjälp av Adobe Acrobat - programmet som tjatar om uppdateringar tre gånger i veckan men som ser ut och fungerar som det gjort sedan 1993.
PDF (portable document format) togs fram för att visa dokument på samma sätt oberoende av hårdvara och operativsystem. Formatet efterliknar pappersdokument och passar därför utmärkt för att distribuera trycksaker som t ex tidningar på nätet och för utskrifter. Till nackdelarna hör att PDF-filer kan innehålla virus och att de lätt kraschar webbläsare.
Det finns bättre sätt att visa innehåll på skärm, särskilt på mobila enheter. Och om filerna inte OCR-behandlas består de i princip av bilder, vilket innebär att det inte går att söka i texterna. Något som kan vara praktiskt, inte minst när det gäller avtal.
Anders Hamnes, grundare av och VD för e-signaturföretaget Oneflow, menar att framtiden för affärssystem är molnbaserade system och HTML-dokument. Och han är kritisk till att branschen inte varit mer innovativ.
- PDF-formatet kommer gradvis dö ut, fördelarna med formatet är på väg att försvinna. HTML är det som ger flest funktioner och möjligheter. PDF, DOC, XLS och andra format hör egentligen inte hemma i en webbläsare, säger Hamnes och tillägger:
- Har du någonsin sett en PDF-hemsida? Eller läst en PDF-version av en papperstidning på nätet? PDF:er är som bilder, eller en digital framställning av papper. Det är svårt att ändra i en PDF, och man kan inte utföra någon "magi" med formatet. Det är ett dött format.
Varför används PDF fortfarande i så stor utsträckning?
- Orsaken till att PDF:er fortfarande används i så stor utsträckning för avtal är att inga leverantörer erbjuder bättre alternativ. PDF har blivit en standard, ingen har fram tills nu vågat utmana den. Det finns många företag som erbjuder e-signering. Dessa har egentligen bara försenat och skadat processen med att fasa ut PDF-formatet. Den gamla metoden för att ingå avtal är att skicka PDF-bilagor via mail som parterna måste skriva ut, scanna och skicka tillbaka. E-signaturföretagen har egentligen bara gjort en digital kopia av den gamla analoga processen. De har inte varit tillräckligt innovativa, säger Anders Hamnes.
Hamnes jämför med fakturering:
- Framtiden för fakturor är såklart elektronisk - det vill säga utbyte av XML-data mellan affärssystem. Men de senaste åren har företag skickat PDF:er till varandra. Det är ett blindspår. Det är kanske enkelt för avsändare att skicka, men mottagaren måste skriva in datan i sitt affärssystem, eller använda dyr programvara för att läsa in och tolka dokumenten. PDF:er kommer gradvis dö ut de kommande fem-tio åren. Man kan säga att e-signeringsföretagen bidragit till att leda in avtal på samma blindspår som ERP (Enterprise Resource Planning)-företagen gjort med PDF- baserade fakturor.
Du sade vid en konferens nyligen att 80 procent av avtalen är digitala om fem år. Hur stor är andelen idag, och vad kommer utvecklingen innebära för företagen?
- Vi tror att 80% av alla avtal i Norden kommer vara digitala om fem till sju år. En stor del av dessa kommer vara PDF:er. Idag uppskattar vi siffran till under fem procent. Med "digital" menar vi att hela processen är digital och att avtalen inte skrivs ut för att scannas och skickas tillbaka. Alla som arbetar med avtal kommer spara mycket tid. När allt är digitalt kommer informationen flyta fritt mellan affärssystemen. I samma ögonblick som ett avtal signeras skickas en XML-faktura direkt in i kundens affärssystem, utan någon manuell hantering. Dessutom är det förstås positivt för miljön att arbeta 100% papperslöst.
- Säkerheten är också bättre med elektroniska signaturer, men det är inte i första hand detta som driver utvecklingen. Säkerheten är tillräckligt bra när det gäller handskrivna signaturer, det är sällan det uppstår konflikter där någon förnekar en underskrift.
Text och bild: Fredrik Svärd
